Ciri ciri surat masuk dan surat keluar adalah ?

Jawaban 1 :

Surat Masuk Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991: 108).
Surat Keluar Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.

Dijawab Oleh :

Dr. Yohanes Nong Loar, M.Pd

Jawaban 2 :

surat yg dikirim dari orng lain kepada kita sdngkan cri srt keluar adalh srt yg dikirim dri kita untuk orng lain

Dijawab Oleh :

Sugiamma, M.Pd

Penjelasan :

Table of Contents

Memahami Esensi Surat dalam Komunikasi Organisasi

Surat adalah representasi resmi dari sebuah entitas, baik individu maupun organisasi, yang digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permohonan. Dalam konteks organisasi, setiap lembar kertas atau dokumen digital yang berlabel “surat” memiliki bobot dan tujuan yang spesifik. Pengelolaan surat yang baik bukan hanya tentang mencatat, tetapi juga tentang memahami arah aliran informasi dan konsekuensinya.

Dua pilar utama dalam sistem korespondensi adalah surat masuk dan surat keluar. Keduanya membentuk siklus komunikasi yang tak terpisahkan. Ibarat napas, satu adalah mengambil informasi (masuk) dan yang lain adalah memberikan respons atau inisiatif (keluar). Memahami ciri-ciri khas masing-masing akan membantu dalam proses penerimaan, pengolahan, hingga pengarsipan yang sistematis dan sesuai standar.

Ciri-Ciri Utama Surat Masuk: Gerbang Informasi dan Kewajiban

Surat masuk adalah semua surat atau dokumen yang diterima oleh suatu organisasi dari pihak eksternal, baik itu individu, organisasi lain, atau lembaga pemerintah. Surat jenis ini berfungsi sebagai pintu gerbang informasi dan seringkali mengandung instruksi, permohonan, penawaran, atau pemberitahuan yang memerlukan perhatian dan tindak lanjut dari penerima. Pengelolaannya membutuhkan ketelitian agar tidak ada informasi penting yang terlewat.

Identifikasi Sumber dan Tujuan

Ciri paling fundamental dari surat masuk adalah sumbernya. Surat ini selalu berasal dari luar organisasi penerima. Artinya, pengirimnya adalah entitas yang berbeda. Tujuan dari surat ini adalah kepada organisasi atau individu tertentu di dalam organisasi penerima. Identifikasi pengirim dan penerima internal sangat penting untuk proses disposisi yang tepat. Misalnya, surat dari Kementerian Keuangan yang ditujukan kepada Direktur Utama sebuah perusahaan akan dikategorikan sebagai surat masuk.

Penomoran dan Pencatatan Administratif

Setiap surat masuk biasanya sudah memiliki nomor surat dari pihak pengirim. Nomor ini adalah identifikasi unik yang diberikan oleh pengirim. Setelah diterima, surat ini wajib melalui proses pencatatan administratif dalam buku agenda atau sistem kendali surat masuk milik organisasi penerima. Pencatatan ini mencakup tanggal terima, nomor agenda, pengirim, perihal, dan unit yang dituju. Proses ini memastikan bahwa setiap surat masuk tercatat dengan rapi dan dapat dilacak kapan saja.

Kandungan dan Sifat Informasi

Kandungan informasi dalam surat masuk sangat bervariasi. Bisa berupa permohonan kerjasama, penawaran produk/jasa, undangan rapat, laporan keluhan, tagihan, atau pemberitahuan regulasi baru. Sifatnya seringkali adalah informasi yang membutuhkan respons atau tindak lanjut. Artinya, organisasi penerima diharapkan untuk memproses informasi tersebut dan mengambil tindakan yang sesuai, baik itu membalas, memenuhi permintaan, atau mendiskusikan isi surat tersebut.

Ciri-Ciri Utama Surat Keluar: Representasi dan Inisiatif Organisasi

Berbanding terbalik dengan surat masuk, surat keluar adalah semua surat atau dokumen yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak eksternal. Surat ini adalah representasi suara dan inisiatif organisasi, berfungsi untuk menyampaikan pesan, instruksi, permohonan, atau informasi resmi dari organisasi kepada dunia luar. Pengelolaannya mencerminkan citra dan profesionalisme organisasi.

Asal dan Tujuan Surat Keluar

Ciri khas dari surat keluar adalah bahwa ia berasal dari dalam organisasi yang membuatnya. Artinya, organisasi adalah inisiator dan pengirim surat tersebut. Tujuannya adalah kepada pihak eksternal, yang bisa berupa individu, organisasi lain, lembaga pemerintah, atau bahkan masyarakat umum. Sebagai contoh, surat penawaran produk dari perusahaan kepada calon klien adalah surat keluar.

Proses Pembuatan dan Pengesahan Internal

Pembuatan surat keluar melibatkan proses internal yang ketat. Biasanya, surat ini harus melalui beberapa tahap persetujuan dan verifikasi dari pejabat yang berwenang sebelum dapat ditandatangani dan dikirimkan. Adanya tanda tangan pejabat yang berwenang menunjukkan legitimasi dan tanggung jawab organisasi terhadap isi surat tersebut. Proses ini menjamin bahwa setiap surat keluar telah disetujui dan sesuai dengan kebijakan organisasi.

Penomoran Surat Keluar yang Sistematis

Setiap surat keluar diberikan nomor urut dan kode yang sistematis oleh organisasi pengirim. Sistem penomoran ini biasanya mencakup kode unit kerja, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Contohnya: No. 012/HRD/XII/2023. Penomoran yang konsisten ini sangat penting untuk pengarsipan, pelacakan, dan referensi di masa mendatang. Hal ini juga mempermudah identifikasi surat dalam sistem administrasi internal.

Arsip dan Dokumentasi Internal

Salah satu ciri krusial dari surat keluar adalah keharusan untuk menyimpan salinannya sebagai arsip di dalam organisasi. Salinan arsip ini berfungsi sebagai bukti korespondensi, referensi untuk tindak lanjut, dan dasar hukum jika diperlukan di kemudian hari. Tanpa arsip yang baik, organisasi akan kesulitan melacak komunikasi yang telah dilakukan dan dapat menghadapi masalah akuntabilitas.

Perbedaan Mendasar Antara Surat Masuk dan Surat Keluar

Memahami ciri-ciri masing-masing jenis surat memudahkan kita untuk melihat perbedaan mendasarnya, yang dapat disarikan sebagai berikut:

Arah Aliran Informasi: Surat masuk adalah informasi yang datang ke organisasi, sementara surat keluar adalah informasi yang pergi dari organisasi.
Inisiator: Pengirim surat masuk adalah pihak eksternal, sedangkan pengirim surat keluar adalah organisasi itu sendiri.
Nomor Surat: Surat masuk membawa nomor dari pengirimnya, sedangkan surat keluar diberi nomor oleh organisasi yang membuatnya.
Pencatatan: Surat masuk dicatat dalam agenda penerimaan, sedangkan surat keluar dicatat dalam agenda pengiriman dan arsip internal.
Tindak Lanjut: Surat masuk seringkali menuntut respons atau tindakan dari penerima, sementara surat keluar adalah inisiatif organisasi untuk menginformasikan atau meminta sesuatu.
Arsip: Salinan surat masuk disimpan sebagai referensi terhadap informasi yang diterima, sedangkan salinan surat keluar disimpan sebagai bukti komunikasi yang telah dilakukan oleh organisasi.
Otorisasi: Surat masuk diotorisasi oleh pengirimnya, sementara surat keluar memerlukan otorisasi internal dari pejabat yang berwenang dalam organisasi.

Manajemen Korespondensi Efektif: Integrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Pengelolaan yang baik terhadap surat masuk dan surat keluar tidak hanya sekadar membedakan keduanya, tetapi juga mengintegrasikan prosesnya. Sebuah surat masuk yang diterima mungkin akan memicu pembuatan surat keluar sebagai respons. Misalnya, surat permohonan kerja (surat masuk) akan direspons dengan surat panggilan wawancara (surat keluar) atau surat penolakan (surat keluar).

Sistem administrasi yang terintegrasi memungkinkan organisasi untuk melacak siklus penuh korespondensi, dari penerimaan hingga pengiriman balasan atau tindakan lanjutan. Hal ini memastikan efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi dalam seluruh proses komunikasi organisasi. Digitalisasi sistem persuratan juga semakin memudahkan proses ini, memungkinkan pencarian dan pengelolaan yang lebih cepat dan aman.

Kesimpulan

Baik surat masuk maupun surat keluar adalah dua sisi mata uang yang sama pentingnya dalam komunikasi formal sebuah organisasi. Mengenali ciri-ciri spesifik masing-masing adalah langkah awal yang krusial dalam membangun sistem administrasi yang kokoh dan efisien. Surat masuk membawa informasi dari luar, seringkali menuntut respons, dan membutuhkan pencatatan yang cermat. Sebaliknya, surat keluar adalah representasi resmi organisasi, lahir dari inisiatif internal, dan harus diarsip sebagai bukti komunikasi.

Dengan memahami perbedaan fundamental ini, organisasi dapat mengelola aliran informasi dengan lebih baik, meminimalisir risiko kesalahan, dan memastikan bahwa setiap komunikasi, baik yang diterima maupun yang dikirim, memiliki dasar yang kuat dan terdokumentasi dengan baik. Efektivitas manajemen surat masuk dan surat keluar pada akhirnya akan mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas suatu organisasi di mata publik maupun mitra kerjanya.