Buatkan dialog komunikasi dengan telepon dalam bahasa Inggris !
Jawaban 1 :
Dialog komunikasi dengan telepon dalam bahasa Inggris: posisi anda sebagai asisten sekretaris Direktur PT Dream Business Consulting dan perusahaan tempat anda bekerja bergerak di bidang keuangan.
Almira : “Good afternoon. PT Dream Business Consulting. Almira is speaking. How can I help you?”
Mr. Budi: “Good afternoon. This is Budi Hendrawan. Can I speak to the Director of PT Dream Business Consulting?”
Almira : “Hold the line a moment, please. I’ll check if he is in his office.”
Mr. Budi: “Thank you.”
Almira : “Mr. Budi, I’m afraid Mr. Reza is not available at the moment. He is having a meeting right now. I am his secretary assistant. Can I take a message, Sir?”
Mr. Budi: “Well, I’m calling to inquire about the proposal I had sent yesterday via message in my account. It’s about my business expand plan in West Borneo. I asked for a finance consultation from your company.”
Almira : “OK, Mr, Budi. I’ll mark this and have a supervisor take a look at your account. We have a policy of 48 hours review on the new business set up or business expand proposals.”
Mr. Budi: “I see, thanks. When can I expect an answer?”
Almira : “We should have an answer for you tomorrow. I’ll give you an inquiry number.”
Mr. Budi: “OK, let me get a pen… OK, I’m ready.”
Almira : “It’s 5289.”
Mr. Budi: “That’s 5289.”
Almira : “Yes, that’s correct. Is there anything else I can help you with?”
Mr. Budi: “No, I think that’s everything. Thank you for your help.”
Almira : “You are welcome, Sir.”
Dijawab Oleh :
Sugiamma, M.Pd
Jawaban 2 :
Dialog komunikasi dengan telepon dalam bahasa Inggris: posisi anda sebagai asisten sekretaris Direktur PT Dream Business Consulting dan perusahaan tempat anda bekerja bergerak di bidang keuangan.
Almira : “Good afternoon. PT Dream Business Consulting. Almira is speaking. How can I help you?”
Mr. Budi: “Good afternoon. This is Budi Hendrawan. Can I speak to the Director of PT Dream Business Consulting?”
Almira : “Hold the line a moment, please. I’ll check if he is in his office.”
Mr. Budi: “Thank you.”
Almira : “Mr. Budi, I’m afraid Mr. Reza is not available at the moment. He is having a meeting right now. I am his secretary assistant. Can I take a message, Sir?”
Mr. Budi: “Well, I’m calling to inquire about the proposal I had sent yesterday via message in my account. It’s about my business expand plan in West Borneo. I asked for a finance consultation from your company.”
Almira : “OK, Mr, Budi. I’ll mark this and have a supervisor take a look at your account. We have a policy of 48 hours review on the new business set up or business expand proposals.”
Mr. Budi: “I see, thanks. When can I expect an answer?”
Almira : “We should have an answer for you tomorrow. I’ll give you an inquiry number.”
Mr. Budi: “OK, let me get a pen… OK, I’m ready.”
Almira : “It’s 5289.”
Mr. Budi: “That’s 5289.”
Almira : “Yes, that’s correct. Is there anything else I can help you with?”
Mr. Budi: “No, I think that’s everything. Thank you for your help.”
Almira : “You are welcome, Sir.”
Dijawab Oleh :
Susi Ferawati, S.Pd
Penjelasan :
Mengapa Menguasai Etiket Telepon Bahasa Inggris Penting?
Dalam lingkungan bisnis, setiap interaksi adalah representasi dari perusahaan Anda. Panggilan telepon sering kali menjadi titik kontak pertama antara Anda dengan klien, mitra, atau calon pelanggan. Kemampuan untuk menangani panggilan ini secara profesional dalam bahasa Inggris menunjukkan kompetensi dan kredibilitas.
Penguasaan ini membantu memastikan pesan tersampaikan dengan jelas dan efisien. Dengan menggunakan frasa yang tepat, Anda dapat menghindari ambiguitas dan potensi miskomunikasi yang bisa merugikan. Lebih dari itu, hal ini membangun kepercayaan diri Anda saat harus berinteraksi dengan penutur asing, membuat Anda menjadi aset yang lebih berharga bagi tim dan perusahaan.
Elemen Kunci dalam Percakapan Telepon Profesional
Setiap percakapan telepon dalam bahasa inggris di kantor yang efektif memiliki struktur yang jelas. Memahami setiap tahapannya akan membantu Anda menavigasi percakapan dengan lebih mudah dan profesional.
Frasa Pembuka (Opening the Call)
Kesan pertama sangatlah penting. Awali panggilan dengan sapaan yang sopan, perkenalkan diri dan perusahaan Anda, lalu tawarkan bantuan.
- Menjawab Telepon:
- “Good morning/afternoon, [Nama Perusahaan], [Nama Anda] speaking. How may I help you?”
- “Thank you for calling [Nama Perusahaan]. You’re speaking with [Nama Anda].”
- Memulai Panggilan:
- “Hello, this is [Nama Anda] from [Nama Perusahaan].”
- “Good morning, my name is [Nama Anda] and I’m calling from [Nama Perusahaan].”
Menyatakan Tujuan dan Menghubungkan Panggilan
Setelah perkenalan, sampaikan tujuan panggilan Anda dengan jelas atau tanyakan siapa yang ingin dihubungi oleh penelepon.
- “I’m calling to inquire about…” (Saya menelepon untuk menanyakan tentang…)
- “I would like to speak to [Nama Orang], please.” (Saya ingin berbicara dengan [Nama Orang].)
- “Could you please put me through to the Marketing Department?” (Bisakah Anda menyambungkan saya ke Departemen Pemasaran?)
- Untuk penerima telepon: “Certainly. May I ask who’s calling, please?” (Tentu. Boleh saya tahu siapa yang menelepon?)
Frasa Penutup (Closing the Conversation)
Akhiri percakapan dengan ringkasan singkat (jika perlu), ucapkan terima kasih, dan berikan salam penutup yang profesional.
- “Thank you very much for your time/help.” (Terima kasih banyak atas waktu/bantuan Anda.)
- “I look forward to hearing from you soon.” (Saya menantikan kabar dari Anda segera.)
- “Have a great day. Goodbye.” (Semoga hari Anda menyenangkan. Sampai jumpa.)
Contoh Dialog Percakapan Telepon dalam Bahasa Inggris di Kantor
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa skenario percakapan telepon dalam bahasa inggris di kantor yang umum terjadi. Perhatikan frasa-frasa yang digunakan dalam setiap situasi.
Situasi 1: Membuat Janji Temu (Making an Appointment)
Dalam skenario ini, Budi dari PT Maju Jaya ingin membuat janji temu dengan Mr. Smith dari Global Corp. Panggilan diterima oleh asistennya, Sarah.
Sarah: “Good morning, Global Corp, Sarah speaking. How can I help you?”
Budi: “Good morning, Sarah. This is Budi from PT Maju Jaya. I would like to make an appointment to see Mr. Smith, please.”
Sarah: “Certainly, Budi. What is it regarding?”
Budi: “It’s regarding the new project proposal we sent last week. I’d like to discuss it further with him.”
Sarah: “I see. Let me check his schedule. He is available on Wednesday afternoon or Friday morning. Which one would suit you?”
Budi: “Friday morning sounds perfect. Would 10 AM be possible?”
Sarah: “One moment, please… Yes, 10 AM on Friday is available. I have scheduled you in. Is there anything else I can help you with?”
Budi: “That’s all for now. Thank you so much for your help, Sarah.”
Sarah: “You’re welcome, Budi. We’ll see you on Friday. Goodbye.”
Budi: “Goodbye.”
Situasi 2: Menangani Panggilan untuk Orang Lain
Ini adalah situasi yang sangat umum di mana Anda menerima telepon yang ditujukan untuk rekan kerja Anda.
Saat Rekan Kerja Tersedia
Penerima (Anda): “Good afternoon, [Nama Departemen], [Nama Anda] speaking.”
Penelepon: “Hello. Could I speak to Andini, please?”
Penerima (Anda): “Of course. May I ask who’s calling?”
Penelepon: “This is David Chen from Tech Solutions.”
Penerima (Anda): “Thank you, Mr. Chen. Please hold the line, I’ll put you through.”
(Beberapa saat kemudian)
Penerima (Anda): “Thank you for holding. The line is free now. Connecting you.”
Saat Rekan Kerja Tidak Tersedia
Penerima (Anda): “Good afternoon, [Nama Departemen], [Nama Anda] speaking.”
Penelepon: “Hello. Could I speak to Andini, please?”
Penerima (Anda): “May I know who is calling?”
Penelepon: “This is David Chen from Tech Solutions.”
Penerima (Anda): “Thank you, Mr. Chen. I’m afraid Andini is in a meeting at the moment. Would you like to leave a message?”
Penelepon: “Yes, please. Could you ask her to call me back regarding the invoice number INV-2024-05? My number is 0812-3456-7890.”
Penerima (Anda): “Certainly. I’ll repeat that: Please call back David Chen from Tech Solutions regarding invoice INV-2024-05 at 0812-3456-7890. Is that correct?”
Penelepon: “That’s perfect. Thank you.”
Penerima (Anda): “You’re welcome. I’ll make sure she gets the message as soon as she’s available. Goodbye.”
Tips Tambahan untuk Percakapan Telepon yang Sukses
Selain menguasai frasa dan dialog, ada beberapa tips praktis yang dapat meningkatkan kualitas percakapan telepon dalam bahasa inggris di kantor Anda.
- Persiapkan Poin Utama: Sebelum menelepon, catat poin-poin penting yang ingin Anda sampaikan. Ini membantu Anda tetap fokus dan tidak melupakan detail penting.
- Berbicara dengan Jelas: Ucapkan setiap kata dengan jelas dan dengan kecepatan yang sedang. Hindari berbicara terlalu cepat, terutama saat berkomunikasi dengan non-penutur asli.
- Tersenyumlah saat Berbicara: Meskipun tidak terlihat, tersenyum dapat membuat nada suara Anda menjadi lebih ramah dan positif.
- Mendengarkan Secara Aktif: Jangan hanya menunggu giliran untuk berbicara. Dengarkan baik-baik apa yang dikatakan lawan bicara dan berikan respons yang relevan.
- Konfirmasi Informasi Penting: Selalu ulangi informasi krusial seperti nama, nomor telepon, atau tanggal untuk memastikan tidak ada kesalahan.
Kesimpulan
Menguasai percakapan telepon dalam bahasa inggris di kantor adalah keterampilan fundamental yang membuka pintu menuju komunikasi global yang lebih efektif. Dengan memahami struktur panggilan, menggunakan frasa kunci yang tepat, dan berlatih melalui berbagai skenario, Anda dapat meningkatkan profesionalisme dan kepercayaan diri Anda secara signifikan.
Ingatlah bahwa kunci utamanya adalah latihan. Jangan takut untuk membuat kesalahan, karena setiap panggilan adalah kesempatan untuk belajar dan menjadi lebih baik. Mulailah menerapkan panduan dan contoh dalam artikel ini, dan Anda akan segera merasa lebih nyaman dan cakap dalam menangani panggilan telepon bisnis dalam bahasa Inggris.
