Sebutkan dan jelaskan 5 contoh yang termasuk bukti transaksi !
Jawaban 1 :
Tujuan Mencatat Transaksi Keuangan Bagi Sebuah Perusahaan
Menjadi sumber informasi yang terkait dengan modal perusahaan, sumber-sumber ekonomi, serta kewajiban perusahaan.
Memberikan infromasi terkini mengenai sumber ekonomi pada suatu aktivitas usaha yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.
Menjadi informasi yang relevan bagi pengguna laporan, serta membantu perusahaan untuk melihat potensi di masa mendatang.
Macam-Macam Bukti Transaksi
Bukti Kwitansi
Kwitansi umumnya digunakan saat terjadi transaksi pada penerimaan sejumlah surat atau dokumen. Biasanya ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan sebagai bukti dari pembayaran atau transaksi.Pada umumnya kwitansi terbagi atas dua bagian, dimana pada bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar untuk bukti pencatatan transaksi pengeluaran uang, yaitu bagaian kiri disebut dengan Sub Kwitansi yang digunakan untuk bukti bagi penerima uang, sedangkan bagian kanan diperuntukan kepada yang si pembayar.
Kwitansi berisi keterangan seperti
Tanggal transaksi
Pihak yang memberikan uang
Nominal uang
Tujuan dan maksud dari transaksi pembayaran uang tersebut
Tanda tangan serta di materai yang diibutuhkan.
Nota Kontan
Pengertian Nota kontan adalah bukti pembayaran yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Nantinya lembar pertama atau lembaran asli ini akan diberikan kepada pembeli, sedangkan lembaran copy-anya disimpan sebagai bukti transaksi atas
Dalam nota kontan memuat informasi penting seperti
Nama perusahaan yang berwenang untuk mengeluarkan nota
Nomor seri nota
Tanggal transaksi pembayaran atau penjualan
Jenis barang
Jumlah barang
Harga satuan
Jumlah harga
Invoice
Merupakan bukti tertulis yang terkait dengan barang yang dijual, baik dengan jumlah maupun harganya. Dengan adanya faktur nantinya akan digunakan sebagai bukti yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.
Dikeluarkan oleh pihak yang bertransaksi kepada pihak pembeli, nantinya bukti ini diperlukan jika ingin melakukan retur pembelian atau retur penjualan. Faktur sendiri memuat informasi seperti
Nama dan alamat penjual
Nomor faktur
Nama dan alamat pembeli
Tanggal pesanan
Syarat pembayaran
Keterangan mengenai barang (jenis barang, harga satuan, barang kuantitas barang dan jumlah harga).
Bukti Nota Kredit
Merupakan bukti transaksi terjadinya pengurangan piutang usaha, karena adanya penerimaan kembali barang yang telah dijual oleh pihak penjual. Berfungsi sebagai alat bukti jika nantinya ada barang yang diterima mengalami kerusakan dan atau ketidak sesuaian kualitas barang yang dipesan.
Hal-hal yang tercantum pada nota kredit pada prinsipnya adalah sama, dan perbedaan keduanya terdapat pada informasi yang tercantum di dalam masing-masing nota.
Bukti Nota Debit
Dokumen transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli dan dibuat oleh pihak pembeli, yang dikirimkan suatu perusahaan atau badan usaha kepada konsumen. Secara sederhana, nota debit digunakan untuk mengurangi dan berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang harus dilunasi.Biasanya dibuat minimal dua rangkap, dimana lembar aslinya akan dikirimkan kepada pembeli serta penjual secara bersamaan. Sedangkan lembar lainnya disimpan pembeli sebagai bukti pencatatan.
Bukti Cek
Voucher cek yang menyatakan alasan pembayaran, dibuat oleh pihak yang memiliki rekening di bank tertentu. Bertujuan agar bank yang ditunjuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek tersebut.
Setelah transaksi dilakukan maka Anda bisa menyimpan potongan sebagai bukti pembayaran; baik dalam penjualan secara kredit, maupun nominal uang yang tertera pada potongan cek.
Terdiri dari dua bagian yaitu bukti arsip yang mengeluarkan dan menandatangi cek, yaitu dimana terletak pada sebelah kiri. Sedangkan pada bagian kanan adalah pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.
Rekening Koran
Bukti mutasi kas di bank yang telah disusun secara mendetail seperti transfer uang, debit atau kredit, yang diperlukan kreditur sebagai bukti jika pemegang rekening telah memiliki penghasilan dan arus kas.
Bukti Bilyet Giro
Merupakan mekanisme pembayaran atau pencairan uang pada rekening giro dari salah satu rekening nasabah kepada penerima yang ditentukan. Perlu diingat jika penerima bilyet giro tidak dapat menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang terkait.
Demikian beberapa penjelasan tentang beberapa bukti-bukti transaksi secara singkat yang sering digunakan dalam dunia bisnia. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda lebih lagi.
Kesimpulannya dengan adanya bukti-bukti transaksi, nantinya akan menjadi bukti autentik dari sebuah transaksi baik dalam kegiatan pribadi maupun perusahaan, dan dainggap sebagai dokumen yang sah hingga alat rekam terhadap suatu transaksi yang terjadi. Penting dilakukan bagi semua perusahaan karena akan memberikan efek positif di masa mendatang. Hal ini berlaku bagi semua perusahaan berskala kecil maupun besar.
Dijawab Oleh :
Aryani, S.Pd
Jawaban 2 :
Tujuan Mencatat Transaksi Keuangan Bagi Sebuah Perusahaan
Menjadi sumber informasi yang terkait dengan modal perusahaan, sumber-sumber ekonomi, serta kewajiban perusahaan.
Memberikan infromasi terkini mengenai sumber ekonomi pada suatu aktivitas usaha yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.
Menjadi informasi yang relevan bagi pengguna laporan, serta membantu perusahaan untuk melihat potensi di masa mendatang.
Macam-Macam Bukti Transaksi
Bukti Kwitansi
Kwitansi umumnya digunakan saat terjadi transaksi pada penerimaan sejumlah surat atau dokumen. Biasanya ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan sebagai bukti dari pembayaran atau transaksi.Pada umumnya kwitansi terbagi atas dua bagian, dimana pada bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar untuk bukti pencatatan transaksi pengeluaran uang, yaitu bagaian kiri disebut dengan Sub Kwitansi yang digunakan untuk bukti bagi penerima uang, sedangkan bagian kanan diperuntukan kepada yang si pembayar.
Kwitansi berisi keterangan seperti
Tanggal transaksi
Pihak yang memberikan uang
Nominal uang
Tujuan dan maksud dari transaksi pembayaran uang tersebut
Tanda tangan serta di materai yang diibutuhkan.
Nota Kontan
Pengertian Nota kontan adalah bukti pembayaran yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Nantinya lembar pertama atau lembaran asli ini akan diberikan kepada pembeli, sedangkan lembaran copy-anya disimpan sebagai bukti transaksi atas
Dalam nota kontan memuat informasi penting seperti
Nama perusahaan yang berwenang untuk mengeluarkan nota
Nomor seri nota
Tanggal transaksi pembayaran atau penjualan
Jenis barang
Jumlah barang
Harga satuan
Jumlah harga
Invoice
Merupakan bukti tertulis yang terkait dengan barang yang dijual, baik dengan jumlah maupun harganya. Dengan adanya faktur nantinya akan digunakan sebagai bukti yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.
Dikeluarkan oleh pihak yang bertransaksi kepada pihak pembeli, nantinya bukti ini diperlukan jika ingin melakukan retur pembelian atau retur penjualan. Faktur sendiri memuat informasi seperti
Nama dan alamat penjual
Nomor faktur
Nama dan alamat pembeli
Tanggal pesanan
Syarat pembayaran
Keterangan mengenai barang (jenis barang, harga satuan, barang kuantitas barang dan jumlah harga).
Bukti Nota Kredit
Merupakan bukti transaksi terjadinya pengurangan piutang usaha, karena adanya penerimaan kembali barang yang telah dijual oleh pihak penjual. Berfungsi sebagai alat bukti jika nantinya ada barang yang diterima mengalami kerusakan dan atau ketidak sesuaian kualitas barang yang dipesan.
Hal-hal yang tercantum pada nota kredit pada prinsipnya adalah sama, dan perbedaan keduanya terdapat pada informasi yang tercantum di dalam masing-masing nota.
Bukti Nota Debit
Dokumen transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli dan dibuat oleh pihak pembeli, yang dikirimkan suatu perusahaan atau badan usaha kepada konsumen. Secara sederhana, nota debit digunakan untuk mengurangi dan berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang harus dilunasi.Biasanya dibuat minimal dua rangkap, dimana lembar aslinya akan dikirimkan kepada pembeli serta penjual secara bersamaan. Sedangkan lembar lainnya disimpan pembeli sebagai bukti pencatatan.
Bukti Cek
Voucher cek yang menyatakan alasan pembayaran, dibuat oleh pihak yang memiliki rekening di bank tertentu. Bertujuan agar bank yang ditunjuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis kepada orang yang membawa surat atau yang namanya tertulis di surat cek tersebut.
Setelah transaksi dilakukan maka Anda bisa menyimpan potongan sebagai bukti pembayaran; baik dalam penjualan secara kredit, maupun nominal uang yang tertera pada potongan cek.
Terdiri dari dua bagian yaitu bukti arsip yang mengeluarkan dan menandatangi cek, yaitu dimana terletak pada sebelah kiri. Sedangkan pada bagian kanan adalah pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.
Rekening Koran
Bukti mutasi kas di bank yang telah disusun secara mendetail seperti transfer uang, debit atau kredit, yang diperlukan kreditur sebagai bukti jika pemegang rekening telah memiliki penghasilan dan arus kas.
Bukti Bilyet Giro
Merupakan mekanisme pembayaran atau pencairan uang pada rekening giro dari salah satu rekening nasabah kepada penerima yang ditentukan. Perlu diingat jika penerima bilyet giro tidak dapat menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang terkait.
Demikian beberapa penjelasan tentang beberapa bukti-bukti transaksi secara singkat yang sering digunakan dalam dunia bisnia. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda lebih lagi.
Kesimpulannya dengan adanya bukti-bukti transaksi, nantinya akan menjadi bukti autentik dari sebuah transaksi baik dalam kegiatan pribadi maupun perusahaan, dan dainggap sebagai dokumen yang sah hingga alat rekam terhadap suatu transaksi yang terjadi. Penting dilakukan bagi semua perusahaan karena akan memberikan efek positif di masa mendatang. Hal ini berlaku bagi semua perusahaan berskala kecil maupun besar.
Dijawab Oleh :
Dra. Nilawati, M.Pd
Penjelasan :
Mengapa Bukti Transaksi Begitu Penting?
Sebelum membahas contoh-contohnya, penting untuk memahami mengapa bukti transaksi memegang peranan krusial. Dokumen ini bukan sekadar secarik kertas, melainkan pilar yang menopang seluruh struktur akuntansi dan administrasi sebuah perusahaan.
Fungsi utamanya adalah sebagai dasar pencatatan akuntansi. Setiap angka yang masuk ke dalam jurnal, buku besar, hingga laporan keuangan harus berasal dari bukti transaksi yang valid. Selain itu, dokumen ini memiliki validitas hukum yang kuat jika terjadi sengketa dengan pihak lain. Ia juga menjadi alat kontrol internal yang efektif untuk mencegah terjadinya penyelewengan dana atau kecurangan (fraud) oleh pihak internal perusahaan. Saat proses audit, baik internal maupun eksternal, bukti transaksi adalah dokumen pertama yang akan diperiksa untuk memverifikasi kebenaran laporan keuangan.
5 Contoh yang Termasuk Bukti Transaksi dan Penjelasannya
Ketika seseorang bertanya, sebutkan jenis jenis bukti transaksi, jawaban yang paling umum akan merujuk pada dokumen-dokumen yang sering kita temui sehari-hari. Dokumen-dokumen ini memiliki fungsi dan informasi yang berbeda-beda, disesuaikan dengan sifat transaksinya. Berikut adalah lima contoh yang paling fundamental.
1. Faktur (Invoice)
Faktur atau Invoice adalah bukti transaksi yang bersifat kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli sebagai bentuk tagihan atas barang atau jasa yang telah diserahkan. Artinya, saat faktur diterbitkan, pembayaran belum lunas atau akan dilakukan di kemudian hari sesuai kesepakatan.
Bagi penjual, faktur menjadi bukti adanya piutang usaha, sementara bagi pembeli, faktur menjadi bukti adanya utang usaha.
Informasi penting yang tercantum dalam sebuah faktur meliputi:
- Identitas penjual dan pembeli (nama, alamat, NPWP).
- Nomor dan tanggal faktur.
- Detail barang atau jasa (nama, kuantitas, harga satuan).
- Jumlah total tagihan, termasuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai) jika ada.
- Syarat pembayaran (misalnya, jatuh tempo 30 hari).
2. Kuitansi (Receipt)
Jika faktur adalah bukti tagihan, maka kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah diterima. Kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang (penjual) dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran (pembeli).
Keberadaan kuitansi sangat penting untuk mengonfirmasi pelunasan suatu transaksi. Bagi pembeli, kuitansi adalah bukti sah bahwa kewajibannya telah selesai. Bagi penjual, salinan kuitansi menjadi bukti pencatatan kas masuk. Sebuah kuitansi yang sah biasanya dibubuhi meterai jika nominal transaksinya melebihi batas yang ditentukan oleh peraturan pemerintah.
3. Nota Kontan (Cash Memo)
Nota Kontan adalah bukti transaksi yang digunakan untuk pembelian secara tunai. Berbeda dengan faktur yang bersifat kredit, nota kontan langsung diberikan saat transaksi selesai dan pembayaran dilakukan di tempat. Dokumen ini sering kita temukan dalam transaksi ritel sehari-hari.
Nota kontan biasanya dibuat rangkap dua. Lembar asli diserahkan kepada pembeli sebagai bukti pembelian, sedangkan salinannya disimpan oleh penjual sebagai bukti penjualan tunai. Informasi di dalamnya lebih sederhana dibandingkan faktur, namun tetap mencakup detail barang, jumlah, harga, dan total pembayaran.
Membedah Jenis Bukti Transaksi Internal
Selain bukti transaksi yang melibatkan pihak eksternal seperti pelanggan atau pemasok, perusahaan juga memiliki dokumen yang digunakan untuk pencatatan internal. Ketika diminta untuk sebutkan jenis jenis bukti transaksi, penting untuk tidak melupakan kategori ini.
4. Bukti Kas Masuk dan Bukti Kas Keluar
Dua dokumen ini adalah pilar utama dalam pengelolaan kas internal.
- Bukti Kas Masuk (BKM): Dokumen ini digunakan untuk mencatat setiap penerimaan uang tunai atau setara kas ke dalam perusahaan. Sumbernya bisa dari pelunasan piutang, penjualan tunai, atau setoran modal.
- Bukti Kas Keluar (BKK): Sebaliknya, dokumen ini digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran kas perusahaan. Contohnya adalah pembayaran utang, pembelian aset secara tunai, atau pembayaran gaji karyawan.
Kedua bukti ini dibuat oleh bagian keuangan internal dan berfungsi sebagai dasar untuk mencatat mutasi kas di jurnal kas.
5. Bukti Memorial (Journal Voucher)
Bukti Memorial adalah jenis bukti transaksi yang paling unik karena digunakan untuk mencatat transaksi non-kas yang terjadi di dalam perusahaan. Dokumen ini berupa memo atau catatan internal dari pimpinan atau manajer akuntansi kepada bagian pembukuan untuk mencatat suatu kejadian.
Fungsi utama bukti memorial adalah untuk transaksi yang tidak memiliki dokumen khusus dari pihak eksternal.
Fungsi Utama Bukti Memorial
Bukti memorial menjembatani pencatatan transaksi yang tidak melibatkan perpindahan uang secara langsung, seperti penyusutan aset, penghapusan piutang tak tertagih, atau koreksi kesalahan pencatatan di periode sebelumnya.
Contoh Penggunaan Memo
Beberapa contoh penerapan bukti memorial adalah:
- Pencatatan beban penyusutan aset tetap (misalnya, kendaraan atau mesin) pada akhir periode akuntansi.
- Pencatatan retur pembelian atau retur penjualan secara kredit.
- Pencatatan beban gaji yang masih harus dibayar pada akhir bulan.
Klasifikasi Umum Jenis Jenis Bukti Transaksi
Secara garis besar, jika kita diminta untuk sebutkan jenis jenis bukti transaksi berdasarkan sumbernya, kita dapat membaginya menjadi dua kategori utama:
- Bukti Transaksi Internal: Bukti yang dibuat dan digunakan di dalam lingkungan perusahaan. Contohnya adalah Bukti Kas Masuk, Bukti Kas Keluar, dan Bukti Memorial.
- Bukti Transaksi Eksternal: Bukti yang berasal dari transaksi dengan pihak di luar perusahaan. Contohnya adalah Faktur, Kuitansi, Nota Kontan, dan Cek.
Memahami klasifikasi ini membantu bagian akuntansi untuk mengelola alur dokumen dan melakukan verifikasi dengan lebih sistematis, memastikan setiap catatan memiliki dasar yang kuat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Kesimpulan
Memahami dan mengelola bukti transaksi dengan baik adalah kunci dari pembukuan yang sehat dan akurat. Lima contoh yang telah dibahas—faktur, kuitansi, nota kontan, bukti kas masuk/keluar, dan bukti memorial—merupakan representasi dari berbagai aktivitas ekonomi yang terjadi dalam sebuah bisnis. Masing-masing memiliki fungsi spesifik yang tidak bisa digantikan oleh yang lain.
Dengan mendokumentasikan setiap transaksi secara disiplin, perusahaan tidak hanya memenuhi kewajiban akuntansi, tetapi juga membangun fondasi yang kokoh untuk analisis keuangan, pengambilan keputusan strategis, dan kepatuhan terhadap peraturan. Oleh karena itu, memastikan setiap transaksi didukung oleh bukti yang valid adalah langkah pertama menuju kesuksesan finansial yang berkelanjutan.
